Büro Yönetimi Dersi

Büro Yönetimi Dersi için ders sunumları:

1- büro-yönetimi-dersi-açık-öğretim-muhasebe-temel -kavramlar a href="/images/notes/aof/buro_yonetimi/1-büro-yönetimi-ders-açık-öğretim-muhasebe-temel -kavramlar.ppt" targ" rel=">--DE"S NOTUNU İNDİR--

2- büro-yönetimi-dersi-açık-öğretim-muhasebe-büro-tanımıa href="/images/notes/aof/buro_yonetimi/2-büro-yönetim-dersi-açık-öğretim-muhasebe-büro-tanımı.pptx" target=" rel="no"> --DERS"NOTUNU İNDİR--

3- büro-yönetimi-dersi-açık-öğretim-muhasebe-büro-türleri-yönetim-anlayışları a href="/images/notes/aof/buro_yonetimi/3-büro-yönetimi-dersi-açık-öğretim-uhasebe-büro-türleri-yönetim-anlayışları.pptx" target="_b" rel="noope"> --DERS NO"UNU İNDİR--

4- büro-yönetimi-dersi-açık-öğretim-muhasebe-işletmlerde-büro-organizasyonu a href="/images/notes/aof/buro_yonetimi/4-büro-yönetimi-dersi-açık-öğretimmuhasebe-işletmlerde-büro-organizasyonu.ppt" target" rel="n"> --DER" NOTUNU İNDİR--

5- büro-yönetimi-dersi-açık-öğretim-muhasebe-temel-yönetim a href="/images/notes/aof/buro_yonetimi/5-büro-yönetimi-ersi-açık-öğretim-muhasebe-temel-yönetim.pptx" targe" rel=""> --DE"S NOTUNU İNDİR--

6- büro-yönetimi-dersi-açık-öğretim-muhasebe-gelenksel-örgüt-yapıları a href="/images/notes/aof/buro_yonetimi/6-büro-yönetimi-dersi-açık-öretim-muhasebe-gelenksel-örgüt-yapıları.pptx" target="" rel="noo"> --DERS "OTUNU İNDİR--

7- büro-yönetimi-dersi-açık-öğretim-muhasebe-personel-seçimi-işe-alma a href="/images/notes/aof/buro_yonetimi/7-büro-yönetimi-dersi-açık-öretim-muhasebe-personel-seçimi-işe-alma.pptx" target" rel="n"> --DER" NOTUNU İNDİR--

8- büro-yönetimi-dersi-açık-öğretim-muhasebe-büro-otomasyonu -a href="/images/notes/aof/buro_yonetimi/8-büro-yönetimi-deri-açık-öğretim-muhasebe-büro-otomasyonu.ppt" targe" rel=""> --DE"S NOTUNU İNDİR--

9- büro-yönetimi-dersi-açık-öğretim-muhasebe-çalışma-psikolojisi a href="/images/notes/aof/buro_yonetimi/9-büro-yönetimi-dersi-aık-öğretim-muhasebe-çalışma-psikolojisi.ppt" target=" rel="no"> --DERS"NOTUNU İNDİR--

10-büro-yönetimi-dersi-açık-öğretim-muhasebe-insan-ilişkileri a href="/images/notes/aof/buro_yonetimi/10-büro-yönetimi-desi-açık-öğretim-muhasebe-insan-ilişkileri.ppt" targe" rel=""> --DE"S NOTUNU İNDİR--

11-büro-yönetimi-dersi-açık-öğretim-muhasebe-kriz-ve-stres-yonetimi a href="/images/notes/aof/buro_yonetimi/11-büro-yönetimi-dersi-açk-öğretim-muhasebe-kriz-ve-stres-yonetimi.ppt" targ" rel="> --D"RS NOTUNU İNDİR--

12-büro-yönetimi-dersi-açık-öğretim-muhasebe-protokol-ve-aletaazam-sunu a href="/images/notes/aof/buro_yonetimi/12-büro-yönetimi-dersi-açık-öretim-muhasebe-protokol-ve-aletaazam-sunu.ppt" targ" rel="> --D"RS NOTUNU İNDİR--

13-büro-yönetimi-dersi-açık-öğretim-muhasebe-yonetim-bilisim-sistemleri a href="/images/notes/aof/buro_yonetimi/13-büro-yönetimi-dersi-açık-öretim-muhasebe-yonetim-bilisim-sistemleri.ppt" targ" rel="> --D"RS NOTUNU İNDİR--

14-büro-yönetimi-dersi-açık-öğretim-muhasebe-uyarlanabilir-örgüt-yapıları a href="/images/notes/aof/buro_yonetimi/14-büro-yönetimi-dersi-açık-öğrtim-muhasebe-uyarlanabilir-örgüt-yapıları.pptx" target="" rel="noo"> --DERS "OTUNU İNDİR--

'büro yönetimi', 'büro yönetimi dersi notları', 'büro yönetimi açık öğretim', 'büro yönetimi ders kitapları', 'açık  öğretim büro yönetimi pdf', 'büro yönetimi dersi', 'büro yönetimi kitabı pdf', 'büro yönetimi dersi notları', 'Açık öğretim fakültesi ders notları', 'açık öğretim fakültesi ders kitapları', 'açık öğretim kitapları dökümanları', 'açık öğretim fakiltesi ders kitapları pdf', 'Büro Yönetimi lisans var mı', 'Büro Yönetimi hangi fakülteye bağlı', 'Büro Yönetimi alanı ne iş yapar', 'Büro Yönetimi ve Sekreterlik Bölümü nasıl', 'Büro Yönetimi mezunları hangi bölümlere geçiş yapabilir', 'Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı nedir maaş', 'Büro Yönetimi okuyanlar nerede staj yapabilir', 'Büro Hizmetleri Sekreteri nedir', 'AÖF Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı hangi fakülteye bağlı', 'Marmara Üniversitesi Büro Yönetimi Bölümü nerede', 'Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı bölümü sözel mi', 'Büro Yönetimi DGS ile hangi bölümlere geçiş yapabilir'

Büronun Tanımı

T.D.K.’nın sözlüğüne göre büro, “Danışma ve kayıt tutma işlerinin yürütüldüğü bir işyeri”; bir başka kaynakta ise, “Bir işletmenin idari işlerinin yürütüldüğü yer” olarak tanımlanmaktadır. Ancak bu tanımlarda büronun, yapılan işler ya da işlerin yapıldığı mekânla sınırlandırıldığı görülmektedir. Bu sınırlamalarla büronun tanımlanması yetersiz kalır. Bürolarla ilgili genel bir kanı da, büro işi ile kırtasiye-kayıt tutma ve yazı işlerinin (paperwork) eş anlamlı olduğudur. Tabii ki bürolarda kayıt tutma ve yazı işleri ağırlıklı olarak yapılmaktadır. Ancak, bürolarda çok sayıda ve farklı işlerin yapıldığını öğrenince bu kanının tamamen doğru olmadığını göreceksiniz. Büro işleri, sadece işletmenin sınırlandırılmış bir mekânında, yani bir oda ya da katta değil, işletmenin tüm alanlarına yayılmış bir şekilde yapılmaktadır. En üst yöneticiden en alt düzeyde çalışan personele kadar her düzeyde, herkes, yazışmaların yapılması, dosyalama, hesaplama, kaydetme, karşılaştırma, kopyalama, iletişimi sağlama vb. pek çok büro işiyle meşguldür. Yani, büro işleri, tek bir bölümde ya da tek bir birimde değil, yaygın olarak işletmenin tümünde uygulanır. Bu nedenlerle, büronun, bir mekân ya da bazı faaliyetler olarak tanımlanması yerine işlevleri ve işlevlerinin özellikleri dikkate alınarak tanımlanması daha açıklayıcı ve doğru olur.

Büronun işletmeler açısından önemi, bilgi üretme, iletişimi sağlama; para, stok, kıymetli belge gibi varlıkları koruma merkezi olmasından ileri gelmektedir. Büroda yapılan faaliyetlere bağlı olarak, büro yöneticisinin, uygun ve yeterli bilgiyi, doğru kişilere, doğru zamanda ve doğru biçimde sağlaması ve iletmesi gerekir. Ayrıca işletmenin varlıklarının doğru biçimde korunması da büyük önem taşımaktadır. Bürolar bu temel işlevlerini yerine getirirken “insan-makine sistemleri” olarak faaliyet gösterirler. Çünkü büroların temel unsuru olan insan, bürodaki işleri yapabilmek için makinelerden yararlanır. Böylece “insan-makine-iş” üçlüsü büronun en belirgin görünümü olarak karşımıza çıkar.

Geleneksel ve Yeni Büroların Özellikleri

Geleneksel büroların temel özellikleri şunlardır:

• Memuriyet görevleri büro çalışmasının en önemli bölümünü oluşturur.
• Çalışma homojendir ve çeşitlendirilmemiştir. Bu nedenle monoton ve sıkıcıdır.
• Fonksiyonların devam etmesini sağlamak ve insanları birbirinden ayırmak için fiziksel bariyerler vardır. Bu şekilde sınırlar mükemmel bir şekilde vurgulanır.
• Her bir çalışanın ne kadar önemli olduğunu gösteren, kimin kime rapor vereceğini ya da kimden emir alacağını vurgulayan katı ve yüksek bir hiyerarşi vardır.
• Bir personel bir iş istasyonuna yerleştirilir ve burada 09.00’dan 17.00’ye kadar çalışır.
  Büyük gruplara, bölümlere ve departmanlara uygun bir örgüt yapısı geçerlidir.
• Genellikle ekip çalışması yapılmaz. Yalnızca çok az sayıda kişinin birlikte çalışması gerekir. Bunlar da çok az inisiyatif kullanırlar ve çok az kaynağı paylaşırlar.
• Bilgi ve iletişim teknolojilerinin ileri uygulamalarına yer verilmez ya da bu uygulamaların yarattığı potansiyel gerektiği gibi kullanılmaz.

Günümüzde iş dünyasının en değerli varlığı olan bilginin yönetiminde bürolar temel merkezlerdir. 21. Yüzyıl yaşamının en başta gelecek özelliklerinden biri sayılan “bilgi yönetimi”nde, büronun merkezi/temel önemini kabul etmeden başarılı olmak mümkün değildir. Sibernetik (insanlar ile makinelerin birbirine bağlandığı bir bilgisayar türü) bir sistem olarak bürolar yeni bir çehre kazanmıştır. Bu değişimlerde yönetimsel yeniliklerin ivme kazandığı 1990’lara kadar daha çok bilgi teknolojisindeki yenilikler etkili olmuştur. Günümüzde ise, örgüt yapısıyla ilgili yeni fikirler üretilmekte ve büro çalışma alanının tasarımında bir devrim yaşanmaktadır. Standart büro yerleşimi, yeni örgütlenme şekilleri dikkate alınarak radikal bir şekilde değişime uğramaktadır. Artık ev ile büro yaşamı arasındaki ilişkiler dikkate alınmakta, bazen büro bir kulüp türüne dönüştürülmektedir.

Bürolarda çalışma şekilleri de radikal olarak değişmektedir. Bilgi işlem ve iletişim teknolojilerindeki gelişmelere bağlı olarak zaman ve alan kullanımı hakkında hızla yeni ve çok farklı varsayımlara dayalı çalışma yolları ortaya çıkmaktadır. Bu yollar, doğal olarak eski büro rutinlerinden daha interaktiftirler ve insanlara zaman, içerik, araçlar ve büro alanı üzerinde daha fazla kontrol olanağı sağlamaktadırlar. Bürolarda artık çoğu prosedür otomatikleştirilmekte ya da daha ucuza maledileceği ekonomilere ihraç edilmektedir (outsourcing). Çoğu büro çalışması evde, mobil (seyyar), hatta göçebe yapılabilir hale gelmiştir. Genel anlamda değişim hızı daha da arttığı için bundan böyle gizli sınırları olan geleneksel büro binaları ve içlerindeki bürolar daha dinamik ve daha kârlı iş yapmayı mümkün kılacak her yolu denemek zorundadırlar.

Yeni büroların belirgin özellikleri şunlardır:

• Fiziksel özellikleri ve görünümleri güçlü, entegre, iç bağlantıları olan, bilgi ve iletişim teknolojisinin etkin bir şekilde kullanılmasına uygun ortamlardır.
• Zamanı daha iyi kullanmak ve rekabet üstünlüğü elde etmek çok önemlidir.
• Fiziksel sınırlar bulunmaz. Çünkü ileri örgütler, karmaşık problemleri daha hızlı çözebilmek için uzmanlar ve departmanlar arasında daha çok iletişim gerektirir.
• Geleneksel hiyerarşik otoritenin yerini giderek yetenek ve bilgiye dayanan fonksiyonel otorite aldığı için hiyerarşik bir örgüt düzeni kabul edilmez.
• Daha küçük ve daha hızlı değişen örgütsel birimlere doğru bir eğilim vardır. Dış kaynaklardan yararlanılarak sadece çekirdek yetenekler üzerinde odaklanılır.
• Grup ve ekip çalışmasına büyük önem verilir.
• Rutin memuriyet görevleri otomatikleştirildiği ya da dış kaynaklara devredildiği için çoğu memuriyet görevi ortadan kalkmıştır.
• Yüksek beceri ve uzmanlık gerektirdiği için nitelikli insanlar çalışır.
• Nitelikli kadın çalışanların artmasıyla çalışma tarzına feminen değerler katılmıştır. Bu da daha yumuşak, sakin, insancıl, pozitif ve yapıcı ilişkilerin yerleşmesine neden olmuştur.
• Bilgi ve iletişim teknolojilerinin yaratıcı kullanımları için gizlilik ve güvenlik büyük önem kazanmıştır.
• Çalışanların beklentilerinin değişmesi ve daha fazla bağımsızlık/özgürlük istemeleri nedeniyle esnek çalışma yaklaşımı benimsenir. Çalışmanın zamanlamasında, kullanılan yöntemin ve çalışmanın yapılacağı yerin seçilmesinde çalışanlara esneklik sağlanır.

Büronun işletme içindeki yeri ve önemi için şunlar söylenebilir:

• Büronun yönetimi işletmenin ana amacının yanında ikinci derece öneme sahiptir. Çünkü genellikle üretimin önceliği vardır.
• Büro, işletmenin amacının gerçekleştirilmesinde bütün bölümlere yardımcıdır; onlara destek hizmeti sağlar ve onların işlerini kolaylaştırır. Örneğin, işletmenin amacı üretmek ve ürettiklerini satmaksa, bürolarda pazar araştırması, ürün tasarımı, satın alma, sipariş süreçleme, muhasebe ve maliyet kontrolü, stok ve finansal kontrol vb. işler yapılmaksızın bu amaca ulaşmak mümkün değildir.
• Büro faaliyetlerinin miktarını değişik faktörler belirler. İşletmenin büyüklüğü, üretilen ya da pazarlanan mal ve/veya hizmet miktarı ve türü, kullanılan otomasyonun derecesi ve işletmede çalışanların sayısı gibi faktörler, büro faaliyetlerinin miktarının az ya da çok olmasını belirler.
• Büro faaliyetlerinin işletme kârına katkısı dolaylıdır. Büro faaliyetleri üretim, pazarlama, finans, satın alma, personel gibi bölümlerin daha etken ve verimli çalışmalarını sağlayarak işletme kârının artmasına yardımcı olur. Diğer bir ifadeyle büro faaliyetleri sonucunda doğrudan kâr elde edilmez; bu faaliyetlerin işletme kârına katkısı dolaylıdır.
• Büro; yönetim, bilgi, insan ve para gibi üretim faktörlerinin kontrolünü sağlar.

Büro Türleri

Günlük yaşantımızda ve iş yaşamımızda sıklıkla duyduğumuz ve kullandığımız sözcüklerden birisi de bürodur. Bu sözcük farklı kullanımlarda farklı anlamlar ifade edebilmektedir. Bu nedenle Tablo 1.1’de de görüldüğü gibi yapılan işin amacına, örgüt yapısına ve teknolojiden yararlanılmasına göre her birini ayrı tip bürolar içinde ele almak mümkündür.

Büro Faaliyet Alanlarında Çalışan Kişiler

Çok geniş alana yayılmış bu işleri yapmak üzere bürolarda yöneticiler, uzmanlar, teknik ve profesyonel personel, memurlar, sekreterler, güvenlik görevlileri ve diğer büro personeli çalışır.

- Yöneticiler: Tüm büro faaliyetlerini planlayan, örgütleyen, yönelten, koordine eden ve kontrolünü yapan kişi/lerdir. Genellikle müdür, müdür yardımcısı ve şef gibi unvanlar alırlar.

- Uzmanlar, danışmanlar: Belli bir uzmanlık alanında teori, uygulama ve deneyim yoluyla geniş bilgi, beceri kazanmış ve ustalaşmış kişilerdir. Bu kişiler emir komuta zincirinde yer almazlar; büronun kurmay elemanlarıdır. Görevleri, yöneticiye ilgili oldukları konularda danışmanlık yapmaktır. Mali müşavir, avukat, ekonomist, siyaset bilimci, uluslararası ilişkiler uzmanı vb.leri genellikle büro ortamında çalışan uzmanlardır.

- Teknik ve profesyonel personel: Bu kişiler kendi uzmanlık alanlarıyla ilgili işlerde görev yaparlar. Mimar, mühendis, istatistikçi, matematikçi, sistem analisti ve tasarımcı, bilgisayar mühendisi, tercüman ve mütercim, endüstri mühendisi, pazar araştırmacısı, fotoğrafçı, desinatör ve dizaynır, reklamcı, teknik yazar, halkla ilişkiler uzmanı, mali analist, muhasebeci vb.leri teknik ve profesyonel büro çalışanları arasında sayılabilir.

- Memurlar: Geniş anlamda bir işi yapmakla görevlendirilmiş kişilerdir. Memur sözcüğü daha çok kamu hizmetlerinin yerine getirilmesinde asli ve sürekli olarak görev yapan kişiler olan “devlet memurları” için kullanılmaktadır. Türk Kamu Hukuku’nda memurluk bir meslek olarak kabul edilir. Günümüzde memurlar, çağdaş toplumun önemli bir sınıfı haline gelmişlerdir. Büro memuru, öncelikli olarak belge (evrak) ya da kayıt yönetimiyle ilgili faaliyetleri yapmak üzere işe alınmış kişidir. Bu nedenle büro memuruna “kağıt süreçleme operatörü” denebilir. Büro memuriyeti ise, büro memurunun işi, görevi anlamında kullanılır. Bürolarda muhasebe memuru, kayıt kabul memuru, muhaberat memuru, sicil memuru, kütüphane memuru, dosya ve arşiv memuru vb. unvanlar alan çok sayıda memur çalışır.

- Sekreterler: Büro ortamının gerektirdiği bilgilerle donatılmış, büroda çalışan bir ya da birkaç kişiye ya da tek bir yöneticiye yardımcılık yapan kişilerdir. Sekreterlerin görev ve sorumluluklarının tümü, çalıştıkları bölüm ve bu bölümdeki yöneticiler çevresinde odaklanmıştır. Temel görevleri arasında, yazılı ve sözlü iletişimi sağlamak, ziyaretçilerle ve randevularla ilgilenmek, dosyalama ve belgelerle ilgili diğer işleri yapmak sayılabilir. Bir işletmede görev yaptıkları yere ve hiyerarşik düzeye göre bölüm ya da kat sekreteri, bölüm yöneticisi sekreteri, genel müdür sekreteri ve yönetici sekreter gibi unvanlar alırlar.

- Güvenlik görevlileri: Büro güvenliğinden sorumlu olarak çalışan bekçiler, güvenlik memurları, dedektifler ve bina bakıcıları bu grupta yer alır.

- Diğer büro personeli: Bürolarda stenograf, daktilograf, resepsiyonist, bilgi ve posta dağıtıcısı, kurye, veznedar, bilgisayar operatörü, santral görevlisi, temizlik görevlisi, tamir-bakım ve elektrik teknisyeni, şoför gibi farklı alanlarda hizmet veren personel de görev yapmaktadır.

 

Genel Olarak Büro Faaliyet Alanları

Büronun faaliyet konuları ve içerdiği işler oldukça geniş bir alana yayılmıştır. Bunlar şu şekilde özetlenebilir:

• Yazılı, sözlü ve görsel iletişimin sağlanmasıyla ilgili işler.
• Kayıt yönetimiyle ilgili tüm işlemler. (Kayıtların yaratılmasından, gelen-giden belgelerin kontrol edilmesine, dosyalama ve arşivlemeye kadar tüm işleri kapsar.)
• Veri, enformasyon toplama ve süreçleme işlemleri. (Okuma, özümseme, analiz ve sentez yapma, koordine etme, hesaplama, karşılaştırma, çoğaltma vb. işlemleri kapsar.)
• Mali işlemler (Bütçeleri, finansal tabloları ve raporları hazırlamayı, muhasebe, tahakkuk, ödeme, maliyet ve fiyat hesaplama işlemlerini, vergi ve yasal belgelerle ilgili işlemleri kapsar.)
• Üretim planlaması, ürünlerin ve hizmetlerin tasarlanması, standartların saptanması, kaliteyle ilgili kayıtların tutulması vb.leriyle ilgili işler.
• Reklam, halkla ilişkiler ve promosyonla ilgili tasarım, kayıt ve iletişim aşamalarının yerine getirilmesiyle ilgili işler.
• Pazar araştırmaları, satış tahminleri, gerçekleşen satışlar, fiyat listeleri, ürün katalogları vb.lerinin tasarlanması, basılması ve yayımlanmasıyla ilgili işler.
• İnsan kaynakları yönetimiyle ilgili işler (Ücretlerle, özlük haklarının izlenmesiyle ilgili işlemler, sicil işlemleri, sağlık, izin, rapor, terfi, görevlendirme, yer değiştirme, ödüllendirme, disiplin vb. insan kaynaklarıyla ilgili tüm işlemleri kapsar.)
• Ayniyat ve demirbaş işlemleri.
• Büro makinelerinin, malzemelerin alımı, bakımı ve onarımıyla ilgili işlemler.
• Büro için personel bulunması, seçilmesi, işe alınması ve eğitilmesi, ilişkilerin sürdürülmesi, çalışanların sağlığının, güvenliğinin ve refahının sağlanmasıyla ilgili işlemler.
• Yemekhane, kafeterya, kreş, otopark vb. yerler için idari destek hizmetlerinin verilmesiyle ilgili işler.

Bu faaliyet alanlarına, konuya örnek oluşturmak ve büroda yapılan işleri kavramanıza yardımcı olmak için yer verilmiştir. Doğal olarak burada sıralanan işlerin hepsi her büroda yapılmayacağı gibi, bazı bürolarda yapılan işler bunlarla sınırlandırılamaz.

Yönetim Kavramı

Yönetimin çeşitli tanımları yapılmıştır.
Bunlardan bazıları şöyledir:
- Yönetim, insanların işbirliğini sağlayarak, onları belirli bir amaca yöneltme işlerinin ve çabalarının toplamıdır.
- Yönetim, başkaları aracılığıyla amaçlara ulaşma veya başkalarına iş gördürme bilim ve sanatıdır.
- Yönetim, örgütün amaçlarına ulaşması için gerekli tüm faaliyetleri planlama, örgütleme, yöneltme, koordine ve kontrol etme sürecidir.

Yönetimin yukarıdaki tanımları incelendiğinde üç sözcüğün dikkat çekici olduğu görülür. Bunlardan birincisi “başkaları, yani insanlar”, ikincisi “amaç”, üçüncüsü ise, “süreç ya da süreci oluşturan faaliyetler toplamı”dır. Örgütler her şeyden önce insanlardan oluşan sosyal yapılardır. Bu nedenle yöneten de yönetilen de insandır. İnsanların eşyalarla ve hayvanlarla olan ilişkilerinde yönetim faaliyetinden söz edilemez. Örneğin, yönetilenin bir araba olması halinde “sürme” yönetilenin bir hayvan olması halinde ise “gütme” söz konusu olmaktadır.

Yönetim faaliyetinin en önemli özelliklerinden biri de amaca yönelik olmasıdır. Eğer amaç yoksa herhangi bir yönetim faaliyetinden söz edilemez; belirli bir amaç olmaksızın bir araya gelen insan topluluklarına da kuru kalabalık denir. Çünkü yönetim faaliyeti belirlenmiş bir ya da birden çok amaca ulaşma yolundaki çabaları içerir; insanların beraber çalışmaları ve karşılıklı yardımlaşmaları da, belirlenen bir ya da birden fazla amaca ulaşmayı kolaylaştırmaktadır. İşletme örgütlerinin amaçları farklılık gösterebilir. Fakat genellikle hayatta kalabilme ya da varlığını sürdürebilme, kâr elde etme, büyüme ve pazar payını artırma, rekabet üstünlüğü elde etme gibi bazı amaçlar hemen her örgüt için geçerlidir.

Yönetim bir süreç olarak ele alınır. Ünsanlarla birlikte amaçlara ulaşmak için bu süreçte bir dizi faaliyetin yapılması gerekir. İşte bu süreci oluşturan faaliyetler toplamı “yönetimin işlevleri” olarak adlandırılır. Genel kabul görmüş temel yönetim işlevleri planlama, örgütleme, yöneltme, koordine ve kontrol etme olarak bilinir.

Yönetimle ilgili faaliyetlerin önceden belirlenen amaçlara ulaşabilmesi için yöneticilerin bilimsel ve teknik yöntemlerden yararlanmaları esastır. Yöneticilerin yönetim bilgisiyle donatılmaları ve teknik yeterliliğe sahip olmaları büyük önem taşır. Yönetim alanındaki gelişmeler yöneticilerin kullanabilecekleri pek çok teknik sağlamıştır. Ancak her duruma uyabilecek sihirli bir kuralın olmayışı nedeniyle, bazı özel durumlarda yöneticiler kendi sezgilerine, muhakeme güçlerine ve deneyimlerine dayanarak karar verme durumunda kalmaktadırlar. Yönetim bilimi bilgiyi, yönetim sanatı ise, uygulamayı ifade eder. Çok geniş yönetim bilgisine sahip bir yönetici, bu bildiklerini uygulama yeteneğine sahip değilse, başarılı olamaz. Böyle bir yönetici, çok şey bilen fakat öğretme yeteneği olmayan bir öğretmene benzer.

Yönetim bilimindeki gelişmeler, yönetimin sanat yönünü azaltmamış aksine, yönetimin giderek bilimsel bilgiye dayanan bir sanat niteliği kazanmasını sağlamıştır. Böylece yönetimde sanata dayanan esnek davranış olanağı doğmuştur. Bir örgütün başında bulunan insan, bir makine gibi hareket etmez. Tutku, ümit ve korku gibi insani duyguların etkisi altındadır. Ayrıca yönetim, yalnız matematiksel yöntemler ile gerçekleşemez; başarılı bir yönetim için ruhsal ve sosyal unsurları da göz önünde bulundurmak gerekir.

Yönetim Anlayışları

İnsan doğasının sosyal yaşamı zorunlu kılan yönü, işbirliği ve işbölümü esasına dayanan toplumsal bir yaşam biçimini ortaya çıkarmıştır. Buna bağlı olarak da insanlar belirli ilkeler ve kurallar etrafında birleşerek çeşitli sosyal örgütleri meydana getirmişlerdir. İnsanlık tarihi boyunca bu kurallar ve ilkeler değişim göstermiş ve farklı yönetim anlayışlarının doğmasına neden olmuştur. Yönetim anlayışlarını, tarihsel gelişim sürecini dikkate alarak klasik yönetim anlayışı ve çağdaş yönetim anlayışı olarak iki temel başlık altında incelemek mümkündür. Bunlar günümüzün yönetim anlayışını açıklamak için altyapı oluşturacaktır.

 

Klasik Yönetim Anlayışı

Tarihin başlangıcından sanayi devrimine kadar yönetim ve organizasyon faaliyetleri genellikle toprak, din ve askerlik üzerinde yoğunlaşırken kısmen de küçük iş birimlerinde kendini gösteriyordu. Bu dönemde müşteri talepleriyle sınırlı, siparişe dayalı az sayıda üretim biçimi vardı; yönetim ve organizasyon uygulamalarına geleneksellik hâkimdi. Yönetim daha çok deneyime, sezgilere ve sağduyuya dayalıydı; yöneticiler genelde baskıcı ve otokratikti.

Sanayileşme sürecinde tarımdan sanayiye, küçükten büyüğe, birim üretiminden kitle üretimine geçişle birlikte yönetim anlayışında da önemli değişmeler oldu. Bu değişimin başlangıcı sayılan klasik yönetim anlayışında, bilimsel yönetim, yönetim süreci ve bürokrasi olmak üzere üç temel yaklaşım vardır. Klasik yönetim anlayışı 1930’lu yıllara kadar geçerliğini korumuştur. Daha sonra insan unsurunu ön plana çıkartan insan ilişkileri yaklaşımıyla neoklasik yönetim yaklaşımı geliştirilmiştir. Ancak bu yaklaşım da esas olarak klasik yönetimin temel ilkeleri üzerine yapılandırıldığı için aynı başlık altında incelenecektir.

19. Yüzyılda Frederick W. Taylor (1856-1915), yönetim bilimine önemli katkılar yapan çalışmalarla tarihe adını yazdırdı. Bu dönemde Taylor, arkadaşları ve daha sonra izleyenleri tarafından geliştirilen bu yönetim yaklaşımına “bilimsel yönetim yaklaşımı” ya da “Taylorizm” adı verilmiştir.

Taylor’a göre yönetim gerçek bir bilimdir ve temeli açıkça tanımlanmış kanunlara, kurallara ve ilkelere dayanır. Bu yaklaşımla Taylor, fiziksel görevlerin verimliliği sağlayacak biçimde yapılabilmesi için gerekli olan en iyi yönetim ilkelerini ortaya koymuştur. Bu ilkeler, tüm işlerin, iş yaparken kullanılan araçların ve yöntemlerin standartlaştırılmasını; işlerin en kolay yoldan ve kısa zamanda yapılabilmesi için hareket ve zaman etütlerinin yapılmasını; çalışanların bilimsel yollarla seçilmesini ve eğitilmesini; çalışanların teşvik edilmesi için parça başı ücret sisteminin uygulanmasını; uzmanlaşmayı sağlayacak fonksiyonel ya da bölümlere göre ayrılmış ustabaşılık sisteminin uygulanmasını gerektirmektedir. Taylor tarafından geliştirilen bu yönetim ilkeleri, çağında büyük bir devrim yaratmış ve üretimde verimliliğin artmasını sağlamıştır. Bugün geçerli olan çağdaş yönetim tekniklerinin temelinde de bu ilkeleri bulmak mümkündür.

O dönemin diğer bir bilimsel yöneticisi Frank Gilberth’di; Lillian Gilberth ile birlikte yaptıkları zaman ve hareket etütleriyle, gereksiz hareketleri ortadan kaldırarak işleri basitleştirmeyi, yorgunluğu azaltmayı ve işin daha kısa sürede yapılmasını amaçlamışlardı. Taylor’un çağdaşı olan Henri Fayol da (1841-1925) yönetim sürecinin analizi için düşünsel bir çatı sunmuştur. Fayol tarafından yönetim faaliyetleri birbirini izleyen, belirli fonksiyonlardan oluşan bir süreç olarak ele alınmış; yapıyla, süreçlerle ve sonuçlarla ilgili bazı ilkeler geliştirilmiştir. Genel olarak Taylor ile Fayol arasındaki temel farkın, Taylor’un işçilerden beklediğini Fayol’un yöneticilerden beklemesi olduğu söylenebilir.

Aynı dönemde Max Weber (1864-1920), bürokrasiyi ideal bir örgüt biçimi olarak önermiştir. Bürokratik yapının herhangi bir yapıya göre daha üstün olduğunu düşünen Weber’e göre, ileri derecede uzmanlaşma, katı bir hiyerarşik yapı, bilimsel olarak saptanmış ilke ve kurallara dayalı yönetim, çalışanların sadece kendilerine söylenenleri yapmaları ve inisiyatif kullanmamaları, işe atamalarda ve yükseltmelerde liyakata önem verilmesi etkenliği artırır.

1924-1933 yılları arasında Elton Mayo ve arkadaşları Hawthorne deneyleriyle yönetimin davranış alanına büyük katkılar yapmıştır. Bu katkılar sonucunda doğan insan ilişkileri hareketi, yönetimde yeni bir dönemin başlamasına neden olmuştur. Bu döneme kadar yönetime hâkim olan görüşün “örgüt verimliliğinin ancak formel yapı ve kanallar yoluyla artırılabileceği” yönünde olması nedeniyle, Mayo, deneylerine ışıklandırma, ısıtma, yorgunluk ve fiziki yerleşim düzenlerinin işçilerin verimlilikleri üzerindeki etkilerini ortaya çıkartmak amacıyla başlamıştı. Fakat yapılan deneylerin en önemli bulgusu, fiziksel çalışma koşullarının iyileştirilmesine rağmen verimliliğin tamamen kontrol altına alınmasının mümkün olmadığıydı. Bu nedenle Mayo, daha sonra işçilerin davranışlarını fiziksel, psikolojik, ekonomik ve diğer yönleriyle incelemiş; elde ettiği sonuçların geniş sosyal örgütler ve yönetim üzerindeki etkilerini izlemiştir. Bu çalışmalardan sonra informel grup yapılarının ve kanallarının da yönetimin amaçlarını gerçekleştirmede çok önemli katkılar yapabileceği ortaya çıkmıştır.

Neoklasik yaklaşımın temel kavramları, insanların sadece fizyolojik değil sosyal varlıklar oldukları, birbirlerinden farklı yapılarının bulunduğu, davranışlarının her birinin bir nedene dayandığı, insanlar ile örgütler arasında karşılıklı bağımlılıkların bulunduğu ve işletme örgütlerinin birer sosyal sistem olduklarıdır. Klasik teorinin rasyonellik, ekonomik insan, iş, görev, düzen, disiplin ve örgüt yapısı gibi üzerinde önemle durduğu kavramlara karşılık, neoklasik ya da insan ilişkileri yaklaşımı, insan davranışları, gruplar, sosyal insan, kararlara katılma, tatmin ve motivasyon gibi değerleri ön plana çıkartmıştır. Öte yandan neoklasik yaklaşım, aşırı işbölümüne, otoritenin merkezleşmesine, sıkı ve dar kontrol alanına karşı çıkarken örgüt içindeki informel gruplara önem vermiş ve insanların öncelikle psikososyal gereksinimlerinin karşılanması gerektiğini savunmuştur.

Her iki klasik anlayışın ileri sürdüğü biçimsel örgüt yapısını belirleyen unsurlar ve ilkeler, yönetim biliminin daha sonraki aşamalarında eleştiri almış olmakla birlikte, bunların yönetim uygulamaları üzerinde çok güçlü etkileri bulunmaktadır. Günümüzde bile bu yaklaşımların temel ilkeleriyle hareket eden geleneksel yönetim anlayışlarının olduğu söylenebilir.

Klasik yönetim anlayışına dayalı geleneksel yönetimin temel özellikleri şunlardır:
- Fiziki ve maddi sermaye çok önemlidir; birincil kaynaktır.
- Makinelerin ve fiziki emeğin üstünlüğü hâkimdir; insan unsuru ikinci derecede önem taşır.
- Üretim merkezi temel olarak fabrikadır.
- Merkeziyetçilik hâkimdir.
- Büyüklük, etkenlikle eş anlamlı olarak kullanılır.
- Sermayenin özel mülkiyeti vardır, serbest rekabet ve kâr maksimizasyonu çok önemlidir.
- İşler dikkatli bir şekilde tanımlanır ve uzmanlaşma sağlanır.
- Mavi yakalı işçiler ile beyaz yakalı memurlar arasında belirgin bir fark vardır.
- Dik bir hiyerarşik yapı vardır, yetki sorumluluk ilişkileri ayrıntılarıyla belirlenir.
- Temsili demokrasi geçerlidir, insan haklarına bağlılık vardır ve insancıllık ilkesi benimsenir.

Çağdaş Yönetim Anlayışı

1950’li yıllara gelindiğinde işletme örgütleri giderek büyümüş ve çalışanların sayısı artmıştır. Teknolojik gelişmelere bağlı olarak üretim yöntemlerinde değişmeler olmuş ve daha nitelikli insanların çalıştırılması gereği ortaya çıkmıştır. Bunun yanı sıra çalışanların eğitim ve kültür düzeylerinin yükselmesi, onların beklentilerinde ve gereksinimlerinde değişime neden olmuştur. Tüketicilerin bilinçlenmeye başlamaları ürünlerle ve hizmetlerle ilgili gereksinimlerini ve beklentilerini değiştirmiştir. Bütün bunlara ilave olarak uluslararası ilişkilerin de gelişmeye başlamasına bağlı olarak rekabet artmıştır. Sonuç olarak bu değişimler ve gelişmeler, işletme örgütlerinin klasik yönetim ilkeleriyle yönetilmesini güçleştirmiş, yeni ve farklı yaklaşımlar gerektirmiştir. İşte bu yıllarda ortaya çıkmaya başlayan çağdaş yönetim anlayışının temelini sistem görüşü temsil etmektedir.

Sistem görüşüne dayanan yönetim yaklaşımı, örgütlerin “uyarlanabilir açık bir sistem” olarak anlaşılmasının değeri üzerine odaklanmıştır. Çünkü işletmeler insan yapımı sosyal sistemler oldukları için yıkılmaktan ya da bozulmaktan (entropi) kurtulmaları ve iyi yönetilmeleri koşuluyla sonsuza kadar hayatta kalabilirler. Bunun için bir yandan çevresel değişimlere yanıt vermeleri, öte yandan hızlı değişime karşı kendilerini koruyacak mekanizmaları geliştirmeleri ve dengeyi oluşturmaları gerekir. Doğru dengenin bulunması ise, işletmenin sonsuza kadar hayatta kalabilmesini sağlayacak kilit unsurdur.

Sistem yaklaşımı daha sonra yönetsel sistemleri incelemekte kullanılmıştır. Karmaşık bir örgütün yönetsel sisteminde teknik, kurumsal ve örgütsel olmak üzere üç düzey bulunur. Teknik düzey, mal ve hizmet üretimiyle ilgilidir. Örgütsel düzey, teknik ve kurumsal düzeyleri koordine ederek birleştirir. Kurumsal düzey ise, örgütün çevresel etkilere yönelik tüm faaliyetleriyle ilgilidir. Bu yapılar arasında farklı çıkarlar ve farklı düzeyler olmasına rağmen, üçü de örgütün amaçlarının elde edilmesi yönünde kendi yeteneklerini ve enerjilerini birleştirmelidirler. Bunun için yöneticilerin planlama, örgütleme ve kontrol işlevlerini yerine getirmeleri; sayısal yöntemleri kullanarak karar vermeleri; etkili liderlik, koordinasyon ve iletişim tekniklerini kullanmaları gerekir.

Sistem yaklaşımının savunucuları sistem kavramına uygulanabilen yararlı bazı tekniklere ve yönetim araçlarına dikkat çekmektedirler. Karar verme modelleriyle doğrudan ilgili olan yöneylem araştırması, simülasyon, PERT ve CPM, bu yöntemlerin birkaçıdır. Sistem yaklaşımları başlığı altında toplanabilecek diğer yöntemler ise, sistem mühendisliği, sıfır tabanlı bütçeleme ve uyarlanabilir örgüt yapısıdır. Bunlar, yöneticilere hedeflerini analiz ederek riskleri, maliyetleri karşılaştırma ve alternatif stratejilerle ilgili ödüllerin seçimini sağlayan hareket tarzını belirleme sırasında yardım eder. Yöneticiler, resmin bütününe, sistemlere veya yaklaşımlara bakarak düşündükleri bütün faktörler arasındaki ilişkileri anlayabilirler. Sistem araçlarının ve tekniklerinin üçüncü grubu da bilgi sistemleri içinde değerlendirilebilir. Bilgisayarlar, bilgi teorisi ve kontrol sistemleri gibi bilgi sistemlerinin yardımıyla yöneticiler, görevlerini etken bir şekilde yerine getirmelerini sağlayacak yeterli, doğru ve zamanlı bilgiyi elde ederler.

Çağdaş yönetim anlayışını temsil eden bir diğer yaklaşım da durumsallık yaklaşımıdır. 1970’li yıllarda işletme bilimcilerinin üzerinde durmaya başladıkları durumsallık yaklaşımı, organizasyon ile teknoloji ve organizasyon ile çevre ilişkilerini araştıran çalışmalar sonunda geliştirilmiştir. Klasik, neoklasik ve sistem yaklaşımlarının, her koşula uygulanabilecek en iyi yönetim biçiminin nasıl olması gerektiği konusunda genel ilkeleri ve kuralları vardı. Oysa durumsallık yaklaşımı, yönetimin evrenselliğini kabul etmekte ve her zaman bütün faaliyetleri yönetmek için “en iyi tek bir yolun” bulunmadığını savunmaktadır. Bu yaklaşıma göre, yönetimin etkililiği çevresel koşulların özelliklerine ve yönetimin bunlara uyum gücüne bağlıdır. Örgüt yapısının nasıl olacağını, bağımsız değişken olarak iç ve dış çevresel koşullar belirleyecektir. Bu bağlamda yönetimde başarılı olabilmek için farklı durumlar ve koşullar, bunlara uyan kavramları, teknikleri ve davranışları gerektirir. Yönetim bilimine yeni bir boyut kazandıran durumsallık yaklaşımı, büyük ölçüde sistem yaklaşımından yararlanmıştır. Örgütü bir sistem olarak ele alan bu yaklaşım, alt sistemlerin aralarındaki ilişkiler ile bu alt sistemlerin ve sistemin bütününün dış çevreyle ilişkilerini incelemekte ve tanımlamakta; buna bağlı olarak da tamamen kendisine özgü tanımlanan durum için en uygun organizasyon yapısının ve yönetim modelinin seçilmesini amaçlamaktadır.

Günümüzün Yönetim Anlayışı

Çağımızın “değişim ve dönüşüm çağı” ya da “iletişim ve bilgi çağı” olarak adlandırılmış olması hiç farketmez. Asıl gerçek, günümüzde her şeyin geçmişe göre çok farklı olduğudur. Bunun temel nedenlerinden biri küreselleşmedir. Ekonomik açıdan küreselleşme insanların, ürünlerin, bilginin ve paranın dünyada serbestçe dolaşabilmesi anlamına gelir. Bu küreselleşme sürecinde yeni ekonominin koşullarına uyabilecek bir yapılanmayı gerçekleştirebilen toplumlar ve örgütler hayatta kalabilecekler, bunu başaramayanlar ise, yok olup gideceklerdir. Küresel rekabette örgüt yapılarının yenilikçi, yaratıcı, esnek ve bilgiye dayalı olmaları önemli bir gerekliliktir.

Teknolojik gelişmeler, gerek özel yaşamları, gerek iş yaşamlarını kökten değiştirmiştir. Artık teknolojik gelişmelere ayak uydurmak, çağdaş yönetimin başarısının temel şartı durumuna gelmiştir. Bilgisayarlar, bilgisayar ağları ve Internet sayesinde bundan böyle örgütlerin kuruluş yerlerinin önemi ve etkisi ortadan kalkmaktadır. Uygun teknoloji ve yöntemler kullanılarak sanal piyasalar ve sanal örgütler yaratılmakta; buralarda, dünyanın her yerine, yılın her günü, günün her saati hizmet sunulabilmektedir. Değişme olgusunun özündeki en önemli unsur “bilgi”dir. Bilgi, insanların ve toplumların yaşamlarını yeni biçimlere dönüştürmüştür. Günümüzde bilgiyi elinde bulunduran, yeni bilgi üreten, bilgi açısından zenginleştirilmiş ürünler ve hizmetler sunan örgütler, çok önemli bir rekabetçi üstünlüğe sahip olmaktadırlar. Bu da örgütlerin, bilginin elde edilmesi, kurumsal hafızaya depolanması, ürünlere ve hizmetlere değer katacak bir unsura dönüştürülmesi konularına daha duyarlı olmalarına ve daha çok çaba göstermelerine yol açmaktadır.

Geleneksel hiyerarşik örgüt yapıları ortadan kalkmakta, yerini az kademeli, ekip ve proje çalışmalarına dayalı basık ve yalın yapılar almaktadır. Yöneticiler emir veren otoriter kişiler olmaktan çıkıp bir takım kaptanı, bir koç gibi davranmaktadırlar. Üretimde müşteri odaklılık ve kalite anlayışı her türlü yönetim uygulamasının içine girmektedir.

Bir başka önemli değişim de çalışanlarda olmuştur. Çalışanlar, artık zamanları ve fiziksel güçleri satın alınan ya da kiralanan, kendilerine verilen sınırlı görevleri soru sormadan yerine getiren, aşırı derecede itaatkâr, sadece para için çalışan bireyler değil; eğitimli, çeşitli yetkinliklere sahip, para dışında motivasyon yolları arayan, katılımcı, yaratıcı, yenilikçi, inisiyatif kullanabilen, örgüte körü körüne bağlanmayan, kariyerlerini geliştirmek için çaba harcayan bireylerdir. Artık çoğu işyerinde erkek egemenliği kalkmış, kadınlar da çeşitli iş alanlarında erkekler kadar kendilerini kanıtlamışlardır. Çalışanlar bireysel olarak işin yalnızca bir bölümünden sorumlu olmak yerine, sürecin tümünden ve sonuçlarından da sorumlu olmak istemektedirler. Bireysel çalışma ve bireysel başarı yerine ekip çalışması, ekip başarısı ve dolayısıyla örgütün başarısı önem kazanmıştır.

Yukarıda sıralanan gelişmeler ve değişmeler doğrultusunda günümüz örgütlerine hâkim olan yönetim anlayışının temel özellikleri şunlardır:

- Bilgi sermayesi belirleyicidir.
- Beyaz yakalıların yerini bilgi işçileri almıştır, bilgi işçilerinin fikir egemenlikleri sağlanır.
- Gelişmişlik düzeyi kişi başına bilgi üretme kapasitesiyle ölçülür.
- Bilgisayarlar entegre bir şekilde kullanılır.
- Bilgi ağları ve veri tabanları çok önemlidir.
- İnsan sermayesi maddi sermayeden üstündür.
- Zaman çok değerli bir kaynaktır.
- Amaç, öz disiplini ve katılımcı demokrasiyi sağlamaktır.
- Ekip çalışması ve sinerji yaratılması önemsenir.
- Esneklik, yenilik ve yaratıcılık, ulaşılmak istenen önemli hedeflerdir.

'büro yönetimi', 'büro yönetimi dersi notları', 'büro yönetimi açık öğretim', 'büro yönetimi ders kitapları', 'açık  öğretim büro yönetimi pdf', 'büro yönetimi dersi', 'büro yönetimi kitabı pdf', 'büro yönetimi dersi notları', 'Açık öğretim fakültesi ders notları', 'açık öğretim fakültesi ders kitapları', 'açık öğretim kitapları dökümanları', 'açık öğretim fakiltesi ders kitapları pdf', 'Büro Yönetimi lisans var mı', 'Büro Yönetimi hangi fakülteye bağlı', 'Büro Yönetimi alanı ne iş yapar', 'Büro Yönetimi ve Sekreterlik Bölümü nasıl', 'Büro Yönetimi mezunları hangi bölümlere geçiş yapabilir', 'Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı nedir maaş', 'Büro Yönetimi okuyanlar nerede staj yapabilir', 'Büro Hizmetleri Sekreteri nedir', 'AÖF Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı hangi fakülteye bağlı', 'Marmara Üniversitesi Büro Yönetimi Bölümü nerede', 'Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı bölümü sözel mi', 'Büro Yönetimi DGS ile hangi bölümlere geçiş yapabilir'